Để công việc được diễn ra một cách tuần tự và chu đáo, thì việc lập kế hoạch quyết định phần lớn đến sự thành công của dự án.
Trước tiên, bạn cần làm việc với các nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực Thiết kế văn phòng, Thi công, Trang trí nội thất văn phòng.
Các giai đoạn cần làm để hoàn thiện một văn phòng đẹp, sau khi đã thuê địa điểm:
Thời gian ít nhất 1 tháng trước khi bạn quyết định vào văn phòng mới.
Khi bạn làm việc với các nhà thầu này đó là bạn thẩm định kinh nghiệm thực tế của các nhà thầu. Phong cách thiết kế và các công trình thực tế các nhà thầu thi công với quy mô và mức độ yêu cầu tương đương thể hiện năng lực làm việc của các nhà thầu. Bạn cũng nên làm việc cụ thể với họ về khả năng hoàn thành công việc trong khoảng thời gian như thế nào. Điều này quyết định nên việc tiến độ công việc tiếp theo sẽ diễn ra ra sao.
Các thông tin liên quan đến yêu cầu khi thực hiện:
Số lượng phòng ban, số lượng nhân viên, các thiết bị đặc biệt trong văn phòng mà bạn yêu cầu, các yêu cầu đặc biệt khác của sếp bạn về không gian nếu có hoặc các tiêu chuẩn của tập đoàn mà văn phòng phải tuân theo về thiết kế.
1. Thiết kế văn phòng: VD 10 ngày
Nhà thầu chuyên nghiệp sẽ làm việc cụ thể với bạn và họ sẽ gợi ý cho bạn, trước tiên là một bản thiết kế sơ bộ về bố trí mặt bằng hay tổ chức không gian (layout). Bản bố trí mặt bằng này rất quan trọng và là khởi nguồn cho mọi công việc tiếp theo. Bạn sẽ làm việc tiếp tục với nhà thầu để có một bản bố trí mặt bằng hoàn hảo, được tính toán kỹ lưỡng đến từng ngóc ngách, từng góc nhỏ đều được sử dụng hữu ích và đảm bảo đúng công năng theo đặc tính công việc của công ty bạn.
Sau khi Phương án bố trí mặt bằng đã được thông qua, đây là lúc các nhà thiết kế sẽ lên phương án thiết kế 3D văn phòng cũng như nội thất văn phòng chi tiết về hình dáng, màu sắc. Bạn cần truyền tải đầy đủ những tiêu chuẩn về màu sắc theo yêu cầu tập đoàn nếu có để các nhà thiết kế có căn cứ trong sáng tạo của mình cho phù hợp yêu cầu. Đây là giai đoạn làm việc khá độc lập của các nhà thiết kế vì toàn bộ ý tưởng về phối hợp màu sắc hình khối cho không gian là phạm trù rất riêng của các nhà thiết kế. Thông thường, các nhà thầu sẽ chuyển tới cho bạn một bộ hình ảnh, bao gồm hình ảnh tổng thể (topview) của toàn bộ không gian văn phòng bạn, và các hình ảnh cho các không gian quan trọng khác của văn phòng như khu sảnh lễ tân, phòng giám đốc, phòng họp, không gian làm việc chung.
Vì khối lượng công việc rất nhiều vì vậy bạn nên cho nhà thầu nắm được khả năng ngân sách của bạn. Thông thường bạn sẽ e ngại về điều này vì vấn đề nhạy cảm của tài chính, tuy nhiên yếu tố này lại rất quan trọng vì đó như là định hướng để nhà thiết kế và nhà thầu có thể đưa ra các biện pháp từ thiết kế văn phòng đến thi công và lựa chọn đồ nội thất cho phù hợp nhất với kinh phí của bạn. Bạn hãy tin là nhà thầu chính là người có thể tư vấn tốt nhất cho bạn các phương án thay thế để bạn có một văn phòng ưng ý phù hợp với ngân sách của mình.
Sau khi bạn và nhà thầu đã thống nhất được phương án thiết kế, vật liệu, biện pháp thi công và giá cả, điều quan trọng bây giờ là hợp đồng thi công. Hãy làm việc rõ ràng và thẳng thắn về tất cả các điều khoản để nhà thầu và bạn hiểu nhau và đảm bảo hai bên đều làm đúng và tốt nhất nhiệm vụ của mình.
2. Thi công hoàn thiện: VD 30 ngày
Vấn đề lúc này là bạn phải nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục để giúp nhà thầu nhanh chóng bắt tay được vào công việc. Thông thường, thời gian để bạn chốt phương án với nhà thầu kéo dài nhiều hơn là thời gian để thi công dự án.
Nhà thầu sẽ đưa ra cho bạn một tiến độ thi công thật chi tiết để bạn cùng theo dõi.
Quá trình thi công là Nhà thầu sẽ thực hiện: các công đoạn từ vận chuyển vật liệu đến thi công và dọn dẹp công trường, vệ sinh hoàn thiện cho đến bàn giao cho bạn. Đây là giai đoạn cực nhọc của những người trực tiếp tham gia tại công trình. Bạn sẽ được cập nhật tiến độ rất thường xuyên thông qua nhân viên quản lý dự án. Và thời kỳ ban đầu của dự án thường làm bạn sốt ruột. Vì ít nhất trong khoảng thời gian 20 ngày đầu tiên của dự án, bạn sẽ vẫn chẳng thể hình dung ra được văn phòng đẹp như trên bản vẽ của bạn vì bạn sẽ chỉ thấy trần nhà bị dõ ra để hoàn thiện, sàn nhà bị đục ra để làm đường điện, vách ngăn vô cảm… Bạn hãy cố gắng kiểm soát mình để đừng bị sốt ruột quá dẫn đến việc đưa ra những quyết định vượt ra ngoài chuyên môn của mình. Hãy kiên nhẫn để các nhà thầu làm việc. Bạn sẽ dần thấy bóng dáng văn phòng tuyệt vời của mình vào khoảng 20 ngày trước khi kết thúc dự án. Đây là giai đoạn mà các hạng mục hoàn thiện và trang trí bắt đầu được hoàn thành dần. Các bộ bàn ghế đầu tiên được chuyển đến đẻ lắp đặt, các mảng màu vật liệu đã định hình.
Khoảng 10 ngày trước khi kết thúc, bạn hãy cùng nhà thầu thực hiện công việc kiểm tra các hạng mục công việc hoàn thành để một lần nữa khẳng định toàn bộ các hạng mục cần thiết đã được chuẩn bị và thi công ở chất lượng tốt nhất. Nếu có điều gì khiến bạn chưa hẳn hài lòng, hãy thẳng thắn trao đổi với nhà thầu để họ có những biện pháp tốt hơn cho bạn.
Và giây phút trọng đại nhất đó là ngày toàn bộ nhân viên công ty của bạn chuyển về làm việc tại văn phòng mới mẻ này. Những phút đầu tiên nếu bạn có gặp khó khăn gì với nhân viên của mình về việc họ chưa quen hẳn được với môi trường mới, bạn hãy để nhà thầu của mình giúp đỡ bạn trong thời gian này. Nhà thầu của bạn là người nắm rõ và chắc chắn nhất toàn bộ văn phòng từ từng ổ cắm công tắc cho đến từng khoá tủ, khoá cửa.
Những giám sát viên của nhà thầu của bạn sẽ hỗ trợ bạn rất đắc lực đấy.
Nụ cười hài lòng của sếp bạn, những lời khen của nhân viên bạn cho một môi trường văn phòng mới chắc chắn sẽ làm bạn thấy thật xứng đáng với những vất vả mà người làm ở vị trí của bạn đã phải trải qua cho một dự án như thế này.
» Thiết kế nội thất văn phòng làm việc
» Thiết kế nội thất
